Gestire il tempo (e le idee). Confessioni semiserie di una manager insospettabile

In breve

Quanto è bello depennare le cose che hai fatto dalla lista delle cose da fare? E quanto è brutto scoprirsi a contare se sono di più o di meno di quelle che devi ancora fare?

In questo articolo, attraverso il racconto, personale ma non troppo, delle mie ultime tre settimane, ti parlo di strumenti e metodi per la gestione del tempo e di come io li ho messi da parte.

Tempo di lettura stimato: dipende dal tuo metodo.

Gli elenchi e il caos calmo

Pietro Paladini, il personaggio protagonista del romanzo Caos calmo di Sandro Veronesi (Bompiani, 2005), un giorno comincia a scrivere elenchi, seduto su una panchina del parco davanti alla scuola di sua figlia. Raccoglie elenchi di qualsiasi tipo: elenco delle compagnie aeree con cui ho volato, elenco delle ragazze che ho baciato, elenco dei traslochi che ho fatto, elenco delle comete che ho visto.

Lui lo fa, credo, per un bisogno di normalità e di sicurezza, dopo una tragedia che gli ha sconquassato la vita come un pugno sui denti preso alla sprovvista.

Io, nella mia commedia quotidiana, lo faccio da sempre.

Cose che ho fatto nelle ultime tre settimane di lavoro

1) Ho scritto

  • 2.891 parole per articoli di blog.
  • I contenuti giornalieri per due pagine e un gruppo Facebook.
  • Una newsletter.
  • I testi di tutte le pagine di un sito.
  • I testi di due nuove pagine del mio sito.
  • 0 (zero) articoli nel mio blog. Ma oggi un paio di migliaia di parole le butto giù, via.

2) Ho fatto un viaggio di lavoro

Ho partecipato come manager a due giorni di conferenza internazionale Helen Doron® English a Baveno, sul Lago Maggiore.

La signora Helen Doron, CEO e fondatrice dell’organizzazione che porta il suo nome dal 1985, era in gran forma.

Io, invece, sono tornata a casa con la febbre, il raffreddore, il mal di gola e la tosse dopo aver:

  • Stretto la mano a Helen che, mentre eravamo in posa per la foto di rito, mi ha chiesto dov’è Ascoli Piceno.
  • Conosciuto colleghi provenienti da tutto il mondo e capito qualcosa in più del mio lavoro.
  • Frequentato due seminari con due titoli che ancora non riesco a ricordare senza andare a rileggerli: “Picking a Winner Every Time. Alternative Approaches to Sales” e “Finding Mr. or Ms. Right Online. Social Networking Strategies to Generate Qualified Leads”.
  • Ascoltato il discorso di Steve Yastrow sull’arte della conversazione persuasiva, raccontata nel suo libro Ditch the Pitch (BookBaby, 2014), di cui Seth Godin ha detto: «This book will give salespeople the courage to be human» (grassetto mio).
  • Mangiato vegano, mio malgrado, ai pranzi aziendali.
  • Concluso la trasferta con una tappa personale a Milano, dove ho sentito il bisogno di riaffermarmi come umana semplice, con un pranzo a base di ossobuco e polenta, e una chiacchierata con amici.

3) Ho preso decisioni

Ho ufficializzato il programma del prossimo Summer Camp, un progetto che mi sta sempre a cuore, tanto, e che mi impegna più di altri. Per questo progetto ho:

  • Preparato le domande di un sondaggio online da mandare a tutte le persone che hanno partecipato alle precedenti edizioni.
  • Analizzato i risultati del sondaggio e riflettuto su che cosa ha funzionato e che cosa si può migliorare.
  • Inserito un elemento di novità nel programma.
  • Calcolato i rischi della novità.
  • Preparato il foglio Excel della simulazione di costi e ricavi.
  • Parlato con tutti i collaboratori.
  • Trattato con la struttura ospitante.
  • Preparato tutto il piano della comunicazione.
  • Avuto paura di non fare le scelte giuste.

4) Ho selezionato personale

Ho scelto due nuovi collaboratori, dopo aver:

  • Ragionato di nuovo e a lungo su curriculum e “soft skills”.
  • Preparato uno schema di domande con l’obiettivo di ottenere le informazioni che quasi mai trovo nel curriculum. Per esempio, chi è la persona che ho davanti, cosa pensa, e quali valori potrebbe portare.
  • Fatto una serie di colloqui con candidati molto, molto diversi fra loro.
  • Avuto paura di non fare le scelte giuste.

Cose che ho fatto nelle ultime tre settimane di vita privata

1) Ho iniziato a organizzare il trasloco in una nuova casa, tutta da arredare pezzo per pezzo, dopo quattro anni in cui ero riuscita a starmene buona a un indirizzo fisso. “Trasloco”, ho scritto “trasloco”; non è una parola leggera da leggere con leggerezza. Occorre ricordare che il trasloco è una delle principali cause della depressione, insieme al lutto e al divorzio?

2) Ho scelto il letto Ikea e il colore “Verde Sierra” di una parete della camera insieme al mio compagno, che poi è anche la persona che trasloca insieme a me.

3) Sono andata regolarmente alle mie lezioni di tango argentino del lunedì sera, alla pratica del giovedì sera e alle milonghe del fine settimana, portandomi a casa un piacevole dolore all’anca destra e peggiorando il raffreddore che avevo.

4) Ho fatto la mia spesa al supermercato per preparare il cous cous alle verdure, rituale delle cene con i miei amici.

C’è ancora tempo (per gli elenchi e per il panico)

Di libri e articoli sulla gestione del tempo, ce ne sono in quantità. Io ne scrivo da apprendista e ti racconto come è andata con i metodi che conosco.

La Tecnica del Pomodoro

tecnica del pomodoro
Fonte: francescocirillo.com

La Tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo.

È semplice: dividi il tempo in porzioni di 30 minuti, di cui 25 da destinare al lavoro e 5 alla pausa. Imposti il timer a 25 minuti e ti metti al lavoro, senza cedere ad alcuna distrazione, né accettare interruzioni. Dopo 4 pomodori consecutivi, ti meriti una pausa dai 15 ai 30 minuti.

Con me non ha funzionato. Il mio timer, che tengo ancora sulla scrivania dell’ufficio, è rotto dal giorno in cui ho perso la pazienza.

Il Metodo GTD®

«Your mind is for having ideas, not holding them» (David Allen)

Il Metodo GTD® (Getting Things Done) di David Allen per un po’ mi ha attratto, perché è rigoroso e spietato. Aiuta a osservare, analizzare, contenere, controllare e padroneggiare il flusso di lavoro, in quest’ordine.

Riassumo a modo mio le cinque fasi del flusso di lavoro:

1. «Capture. Collect what has your attention»

Raccogli in un contenitore tutto ciò che cattura la tua attenzione, idee, brandelli di pensieri, intuizioni, qualsiasi cosa da fare nel lavoro e nella vita privata, dagli articoli da scrivere per il prossimo progetto al tavolo da comprare per il soggiorno.

2. «Clarify. Process what it means»

Esamina il materiale collezionato e mettilo in ordine, smistando le azioni che puoi fare e quelle che puoi delegare, le date e le scadenze. A proposito di delegare: ci ho messo circa un anno per imparare a farlo senza patire e, comunque, in alcuni casi ho toppato nella scelta di chi e cosa.

3. «Organize. Put it where it belongs»

Organizza le azioni dentro delle liste. Per esempio, crea liste ordinate per categoria (telefonate da fare, e-mail da inviare, acquisti, letture, riunioni, …).

4. «Reflect. Review frequently»

Controlla con regolarità le liste per aggiornarle. Cose che hai fatto, cose che devi ancora fare, cose che puoi spostare dentro altre categorie. In sostanza, è come riordinare i cassetti dell’ufficio (o della camera, se preferisci)

5. «Engage. Simply Do»

Fai le cose che hai deciso di fare, in base a contesto (posso farlo qui e ora?), tempo necessario (quanto me ne serve?), energie fisiche e mentali (quanta febbre ho oggi?), priorità (cos’è più urgente?).

Applicazioni del Metodo GTD®

L’articolo di Anna Di Gennaro su Pennamontata aiuta ad applicare questo metodo a lavori di content marketing e copywriting. Nell’articolo c’è anche una bella infografica che riassume le fasi del flusso di lavoro secondo il Metodo GTD®.

Fra gli strumenti di supporto consigliati da Anna, io ho provato Trello e Remember the Milk. Ho tratto benefici soprattutto dal primo, che per qualche tempo ho cercato di usare insieme a una mia collaboratrice.

gestire il tempo con Trello

Tuttavia, anche il libro di Allen a un certo punto è finito in esilio, in questo caso sul mio comodino in camera da letto, prima di tornare nelle mani del suo proprietario, il mio compagno, e sprofondare infine dentro uno degli scatoloni del nostro trasloco. Lo ritroveremo, un giorno o l’altro, quasi certamente vicino al romanzo di Philip K. Dick, Ma gli androidi sognano pecore elettriche?

Il Bullet Journal

«The analog system for the digital age»: questa è la presentazione che compare nella homepage del sito ufficiale di Ryder Carroll.

È un semplice taccuino con pagine vuote da numerare e da dividere in sezioni con l’aiuto di un righello o di una squadra. Poi, dopo che hai fatto i conti con le tue abilità in disegno e geometria, ci scrivi l’indice di tutte le sezioni e i relativi riferimenti al numero di pagina. Un esempio di sezione è “Future Log”, cioè la vista generale sui prossimi mesi per gli impegni già definiti.

Tutto il resto è qui in questo video. Io sto ancora cercando di capire cosa lo distingue da altri sistemi di organizzazione (sono pronta a tutto, mi aiuti a capirlo?).

Il Metodo Konmari per la gestione dello spazio

“Il metodo giapponese che trasforma i vostri spazi e la vostra vita”. Perché non è mica solo una questione di tempo: gli oggetti, come i pensieri, affollano la mente.

Marie Kondō ha scritto Il magico potere del riordino (traduzione di F. Di Berardino, Vallardi 2014) per aiutarti a scegliere cosa buttare e cosa tenere di tutti gli oggetti che ingombrano la tua casa, il tuo ufficio e la tua vita.

Potrebbe tornare utile in fase di trasloco. Tuttavia, anche l’arte del “decluttering” non mi appartiene. Per questo non so dove mettere tutte le cose che porterò nella nuova casa e per questo ho il ripostiglio e l’archivio dell’ufficio colmo di cose che non servono, però ben ordinate. Non servono adesso, poi che ne sai.

Moleskine per sempre, senza squadre e righelli

Allora. Io scrivo con la penna. E uso l’agenda Moleskine, quella giornaliera da 12 mesi.

Sono almeno quindici anni che le colleziono. Perché non le butto mica, dopo averle usate. No, no, Signora Kondō, a me piace trattenere informazioni inutili, per esempio: in quale anno e in quale giorno della settimana ho fatto l’esame di linguistica italiana all’università; in quale luogo e in quale momento della vita mi trovavo quando ho annotato frasi come “Se perdi il treno delle 7.45, sei un’idiota”, “Correggi i compiti entro domani sera!”, “Impara a ragionare”. Mi servono.

Uso anche i taccuini Moleskine. A Firenze ho comprato il Professional Notebook con la copertina viola (ma a me piace dire che è color vinaccia), però sulle etichette finali delle “To-Do Lists” non ho scritto mai nulla. Alla stazione di Roma Tiburtina sono stata tentata, per ragioni ormai ovvie, dal Journal Home Life: “Dai alla tua casa una nuova dimensione”, dice la descrizione. Il mio compagno ha commentato «Ma per favore!».

Mi servo anche di post-it che attacco ovunque, pure sulle pagine dell’agenda stessa (e, se non ho a portata di mano quelli adesivi, li pinzo direttamente sulla carta).

Non ho un’organizzazione precisa, credo di non aver mai superato la prima fase del Metodo GTD®.

«Diane, temperatura 12 gradi, cielo leggermente nuvoloso»

Quando non posso scrivere subito quello che mi viene in mente, parlo e mi registro, con lo stesso tono di voce dell’agente Cooper nella prima stagione di Twin Peaks.

Fonte: Entering Twin Peaks, video YouTube by miontorus

Per esempio, ho preso appunti vocali per scrivere l’articolo su “come non scrivere“. Stavo guidando sotto la pioggia e ascoltavo su Rai Radio 3 l’intervista a Claudio Giunta. Sapevo che l’avrei trovata presto nel podcast del programma e che avrei potuto riascoltarla con calma, ma non sapevo se avrei ritrovato nella testa quello che stavo pensando in quel momento.

Va così. Io cammino (o guido) e parlo da sola. Lo faccio nonostante l’esistenza della Tecnica del Pomodoro, del Metodo GTD®, del Bullet Journal, del Metodo Konmari e di tutti gli altri che non conosco, che conoscerò e che userò per un po’ prima di accantonare.

Non ho un metodo

Molti colleghi e amici pensano che io sia costante, meticolosa e precisa nella mia pianificazione. Dev’essere perché mi vedono annotare qualsiasi cosa, o perché penso ad alcuni progetti di lavoro almeno sette mesi prima di realizzarli.

Invece sono pigra e vivo di folgorazioni, che avvengono perlopiù non sulla via di Damasco ma sul raccordo autostradale 11. Oppure, quando proprio sono in stato di grazia, seduta sopra il posto più intimo e rassicurante di casa mia.

Pare che Benjamin Franklin, le cui frasi sono fra le più abusate nella pratica delle citazioni autorevoli, abbia detto: «Se fallisci nel pianificare, stai pianificando il tuo fallimento». Sarà così?

 

Epic Fail

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